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難しくない!電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、1998年7月に施行された法律です。

2021年度に改正が行われ、2022年1月1日に施行されました。
この改正では、電子取引のデータ保存を義務化しています。

ただし、
電子取引のデータ保存については、
2023年12月31日までの猶予期間が設けられていました。

そして、ついに
2024年1月1日から完全義務化されました。

本記事では、何度か情報が更新されて、
「結局どうなっていたらいいの?」
と思っている方の助けになればいいなと思います。

電子帳簿保存法の概要

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先にも触れましたが、電子帳簿保存法は、1998年7月に施行された法律です。

2021年度に改正が行われ、2022年1月1日に施行、2023年12月31日までの猶予期間を経て、2024年1月1日から完全義務化されました。

電子帳簿保存法は、電子データとして作成された国税関係帳簿書類について、電子データによる保存を認めることを目的としています。
要するに、いちいち印刷しなくていいよ〜ということです。

電子帳簿保存法に違反したり、不正などの違反があったりした場合は、重加算税を課される、または、青色申告で65万円の控除が受けられなくなる、青色申告が取り消されるなどのリスクが考えられます。

電子帳簿保存法に対する様々な間違ったイメージ

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電子帳簿保存法については、多くの間違ったイメージが散見していました。
私の周りでも下記のようなイメージはよく聞きましたし、私自身もそう思っていたこともありました。

  • 紙のレシート類も全てスキャナー等で取り込んで電子化しないと違反
  • 某CMから電磁的に受け取った書類を印刷して保存したら違法

こんなイメージを持っていた方、いらっしゃいませんでしたか?

ただでさえ忙しいのに、
なんでわざわざスキャナーで取り込まないといけないんだ!
そもそもスキャナーなんて持ってないよ!

周囲の事業者さんには、機会が苦手な方も多く、ほとほと困っていました。

しかし、そんな折り、知り合いの税理士の方に色々とお話を聞くことができたことで、問題が解決しました。

やることが明確になれば怖くない

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税理士さんに質問したりしつつ、お話をお聞きし、電子帳簿保存法について正しく理解できました。

国税庁の電子帳簿保存法に関する特設ページがありますので、そちらも併せてご確認ください。

紙の書類について

紙で受け取った書類は基本的に紙のまま保存して問題ありません。
提出を求められた時に、原本が紙のものは紙で提出してよいのです。

電子書類について

メール添付等で受け取った書類や、通販等で備品や消耗品を購入した際の請求書および領収書等は、現代ではマイページからダウンロードするケースもあるでしょう。

そういった書類は、パソコン内で日付等できちんとフォルダ分けを行い、提出を求められた時に、電子ファイルを提出できるようにしておけばOKです。

某CMのような電子ファイルを印刷したら違反なの?

そんなことはありません。
印刷しても、電子ファイルの方がきちんと残っていることで、そちらが正(正式な書類として認定される)になるので、違反にも違法にもなりません。

簿記の「財務会計(提出用にまとめられた会計資料)」と「管理会計(社内の知りたい数字を出すために整形された会計資料)」があるように、紙で一覧化されたものの方が管理しやすい場合には印刷して保存しても問題ありません。

外部の税理士さんへ依頼する際、紙で印刷してまとめてお渡しする場合等もありますので、これらが違反であるというのは間違った情報です。

印刷することが問題なのではなく、印刷した後に、電子書類を削除してしまうことが問題なのであって、電子書類が正しく保管されていれば問題ありません。

まとめ

とはいえ、最終的な保存先が電子と紙に分かれてしまうことは避けられません。
周囲にもパソコン作業がとても苦手な方が多く、本業ではない事務作業にイライラしながら対応をしています。

税理士の方も事業者の疲弊した顔をよく見るようになったとお話していました。

私自身も相談を受け、ファイル名の変更やフォルダ整理のコツ等は、都度お話ししています。

ですが、今回の記事で、電子帳簿保存法の間違った認識だけでも払拭できたら嬉しいです。

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